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集团党代会精神学习大家谈 | 档案管理——企业合规管理的推进器
来源:办公室 通讯员 郭一凡 日期:2019-07-17 访问次数: 字号:[ ]

    编者按:当前在深入学习贯彻集团股份公司第一次党代会精神中,摆在全体干部职工面前的一项重要任务,除了读报告学原文悟原理外,更要立足本职岗位,敏于观察、勤于思考、善于总结、勇于践行,将集团新班子新思路落到实处。为此,公司微信公众号特开辟《集团党代会精神学习大家谈》专栏,欢迎海内外员工结合本职工作,畅谈对集团新班子新思路的认识和理解,并以此指导实践,推动工作。本期将与大家一起分享办公室档案管理专责郭一凡对于新时期推进公司档案管理标准化、规范化建设的思考。

    在7月4日公司“新战略、新思想、新征程”专题党课中,公司党委书记、董事长吕泽翔强调,作为集团国际业务发展平台,国际公司积极践行集团新班子新思路,将依法合规管理放在公司提升国际竞争力,实现高质量可持续发展的高度加以推进。

    小到日常运营,大到“三重一大”;前到市场开发,后到项目管理;内至人力资源,外至接待谈判……档案管理涉及公司经营管理全过程,是集团重构“六大管控体系”中合规管理的重要载体和成果,向内外部展现公司在各个领域日趋完善、不断增强的管理水平。

    一、档案管理 公司合规管理的纪录片

    “企业管理不是‘大写意’,公司治理要作‘工笔画’”。在把握全局的基础上要重视细节管理,尊重客观规律,精益求精,这才符合“大国工匠”精神,而良好的档案管理成果是公司虽大步向前却扎扎实实走好每一步的精细纪录片。

    (一)档案管理成果是坚硬的“试金石”

     保管规范完善的档案,保存了重要决策的依据,保留了优秀的管理经验,保护了珍贵的历史资料,保证了生产经营成果的平稳验收。它将使各项工作开展有例可循、各项经营决策有据可依、各项巡查审计有证可查,集中展现了公司合规管理的优秀成果。加强档案管理,提高档案利用率,存好档案,用好档案,将有效减少风险和时间成本,避免一朝迎审,全司动员的被动局面出现,助力公司合规化体系建设。

    (二)档案管理成果是新鲜的“数据源”

    当前集团公司正着力构建大数据系统,加大信息化管理力度。国际公司档案信息管理系统自2019年7月正式上线以来,正逐步对公司成立以来的各类档案资料进行电子化存档。公司档案数字化比例日趋提高,正朝着中国能建数字档案室的标准不断迈进。在未来需要的时候,可在第一时间提供珍贵的数据资料,这是公司重要的数字财富和合规管理的成果宝库。

    二、档案规范化管理 你我共同的责任

    国际公司档案管理取得了显著成绩,但也存在部分员工档案管理意识薄弱、部分专项档案归档不及时等问题,对标行业先进仍有较大提升空间。以下浅谈几个要点:

    (一)培养员工档案管理意识 确立合规化管理主体

    在党课上,吕泽翔书记强调,公司的核心竞争力是人才,加强人才培养是公司重要战略举措。

    就合规管理而言,其主体是公司,但实施主体是公司全体员工。员工的合规化意识是否清晰,对各类法规、政策、制度是否熟悉,都将直接决定了其在岗位履责过程的合规性。

    在合规意识培育中,学习相应法规、政策与公司规定是基础,而在日常工作中注意收集与整理属于归档范围的文件材料,并最终形成档案的过程,就是将“合规管理”从概念落实在操作中,由虚到实,从模糊到清晰的过程。

    如果能将公司档案管理规范化落到实处,让每名员工形成良好的文件整理与归档习惯,使之成为公司企业文化的一部分,届时以老带新,不断传承,将大大提升公司合规管理水平,降低文件管理不善带来的重复劳动和无证可查的风险与成本。

    (二)完善公司档案制度体系 指明合规化路线

    在档案管理具体工作中,核心指导文件就是公司的各类档案管理办法。档案管理办法规定了公司档案类别、各部门职能、归档范围、归档时间、文件整理要求、借阅、档案鉴定与销毁等方面的具体概念和要求。因此,在公司一类《档案管理规定》要求下,各档案管理部门应对所负责的档案门类建立简洁明了、可操作性强的专项档案管理办法,搭建全面的综合档案管理体系。

    而在各类档案管理办法中,最为核心的要素是归档范围,这决定了哪些文件材料是必须要形成并要留心保存的。因此要科学划定各类档案材料归档范围,国家和上级集团有相应标准和规定的,要优先遵守。与此同时,要结合公司特点,调整、补充、完善归档范围,使其更加契合公司生产经营管理体系,便于员工学习、记忆,这对文件材料的合规化管理更具指导意义。

    (三)建立档案管理考核机制 推动合规化落地

    任何一项规定与办法想要落到实处,都需要有与之衔接的考核体系。俗话说得好,光说不练假把式,员工合规意识是否增强,文件归档是否遵照了制度执行,没有质量和数量的要求和把控是无从谈起的。考核机制的建立,可有效推进公司各类制度的落地,从各个维度去检验每个部门、每个岗位的员工是否充分理解了档案管理的重要性,文件材料收集归档是否实现了照章办理。

    考核是推动合规化管理要求落地的手段,而不是目的。考核结果产生后,一是要发现被考核者与标准行为的差距,二是要找到差距产生的原因,三是要让结果反作用于被考核者,使其思考在档案管理过程中是否可以做的更全面,更完善;甚至可以反作用于体系建立者,是否可以将档案归档的策略或应用策略制定得更方便,更切合实际。

    “公司要我做什么”、“我能为公司做什么”、“我在为公司做什么”、“我如何更好的做好本职工作”,这是需要公司每一位员工认真思考并为之努力的。相信在集团党代会精神指引下,在公司全体员工的共同努力下,公司档案管理水平和合规管理成效将得到进一步提升!

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